Office manager (H/F)

Manpower Cabinet de recrutement de l'Essonne recherche pour son client, un acteur de la formation, l'art,  un Office manager (H/F)
Vous évoluerez au sein d'une entreprise prestigieuse, dans un cadre exceptionnel &  pour laquelle la transmission et le travail d'exception est essentiel.

Ce que vous ferez:
 1. Assistance générale
• Accueil téléphonique et physique des clients,
• Gestion de consommables de bureau
• Organisation des déplacements (France et étranger) et gestion des frais
• Gestion de la communication interne avec le personnel,
• Suivi administratif de l’entreprise : traitement des courriers, prise en charge du classement, de la correspondance etc…
• Gestion des expéditions nationales et internationales
• Suivi des justificatifs d’exportation
• Organisation événementiel ponctuel (repas fin d’année d’entreprise)
• Gestion de la flotte automobile

2. Suivi administratif des chantiers 
• Gestion administrative des appels d’offres (veille, identification, constitution du dossier de réponse, dépôt et suivi)
• Suivi administratif des projets en cours
• Suivi administratif des documents relatifs aux clients et aux sous-traitants
• Suivi de la facturation
• Relance clients
• Bouclage et archivage des dossiers administratifs

3. Gestion du personnel 
• Etablissement les déclarations préalables à l’embauche
• Gestion et suivi des documents des salariés (documents d’identité, attestation CPAM, droits à l’image, etc…)
• Déclaration des accidents de travail
• Gestion des justificatifs d’absence (évènements familiaux, grossesse, congé de paternité…)
• Gestion des absences (maladie, accident, évènements familiaux, formation…)
• Suivi de la prise des congés payés
• Etablissement des attestations spécifiques
• Enregistrement des heures de travail de salariés
  

En relation directe avec les clients de la société, votre aisance relationnelle et la qualité de vos échanges écrits ou oraux, en français ou en anglais, sont primordiales. Votre rigueur et votre organisation sont garantes de la bonne marche des équipes administratives et commerciales.
- Pack office maîtrisé
- expérience ou connaissance des appels d'offres marchés publics/privés est un plus
-  anglais correct oral et écrit ou perfectible (cours d'anglais le vendredi) car travaille avec des galeries d'art aux E.U ou chantiers
- base 37,75h/semaine, mais possible également 35h/sem
- arrivée entre 8h et 8h30, horaires assez flexibles
 + prime annuelle congé d'été (30% de 3 semaines)
+ prime contractuelle en juin et décembre
+ PERCO 
+ intéressement selon les années
Télétravail possible ponctuellement

Processus de recrutement:
- un entretien avec virginie ou Diva de notre cabinet de recrutement
- un entretien avec le Directeur & le Chef d'atelier
Et c'est tout!