Assistant administratif (H/F)

Vos connaissances du fonctionnement et des missions de l’association vous permettront de prendre en charge en binôme avec une seconde assistante l’accueil, les appels téléphoniques et l’orientation de vos interlocuteurs.
 
Vous appuyez votre responsable dans la préparation des instances (conseils d’administration, bureaux, assemblée générale, élections) et vous organisez des réunions ou groupes de travail (logistique, préparation des moyens techniques et informatiques, envoi de documentations, réservation de la restauration et d’hôtels le cas échéant).

​Vous avez la charge de tâches administratives et de secrétariat (gestion et rédaction de courriers, mails, publipostages, suivi de bases de données, contrôle de notes de frais) et organisez les déplacements des salariés du siège.
 
Vous êtes en charge des achats de fournitures, de l’entretien des locaux du siège et des travaux de réparation (contact avec les sociétés prestataires, demandes de devis et d’interventions, suivi de la bonne réalisation des travaux demandés).
Vous vous assurez également du respect des obligations de sécurité : suivi des contrôles périodiques obligatoires, mise à jour de la signalétique et des affichages obligatoires, gestion des plans de prévention des prestataires intervenant sur les deux sites du siège.
 

 

Après une formation de type Bac +2 Assistanat de gestion ou de direction, vous avez acquis une expérience d’au moins 5 ans dans des postes d’assistanat polyvalent, avec une dimension services généraux (achats, entretien et gestion de bâtiments, normes de sécurité…).
Très à l’aise avec le Pack Office, vous vous adaptez facilement aux nouveaux outils (par exemple : organisation de réunions à distance) et savez les utiliser pour optimiser vos tâches administratives.
 
Vous avez des connaissances sur la réglementation sécurité applicable aux ERP et sur la maintenance de bâtiments tertiaires.
 
Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d’équipe, votre capacité à gérer des imprévus, votre sens du service. Vous savez faire preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur dans l’avancement des missions qui vous sont confiées. Vous avez de très bonnes compétences en rédaction et présentation à l’oral.