Assistant de gestion (H/F)

Les missions décrites ci-après sont gérées en binôme avec une autre assistante : 
  
1. Création et Suivi des Demandes d'Achats et Commandes : 

• Vérifier et compléter les Demandes d'Achat (DA) selon les procédures établies. 
• Alerter en cas de mauvaise imputation, marché saturé, ou date dépassée. 
• Créer les DA et les transformer en commandes. 
• Modifier et suivre les commandes jusqu’à la signature. 
• Relancer les interlocuteurs si nécessaire. 
• Suivre les indicateurs et réaliser un reporting mensuel.   

• Saisir les montants à réceptionner à partir des Bordereaux de Réception (BR). 
• Contrôler l’exactitude des données saisies avant la fin du mois. 
• Relancer les interlocuteurs pour les réceptions manquantes. 

• Vérifier et saisir les factures sans commande préalable (plateaux repas, entretien des plantes, etc.). 
• Pré-enregistrer les factures dans SAP pour déclencher le paiement. 
• Archiver les factures et suivre dans un tableau de bord. 
• Gérer le circuit de signature.  

• Suivre le "Circuit Rouge" pour les factures sans réception ou incorrectes. 
• Éditer et étudier les factures sans réception hebdomadairement. 
• Informer et collaborer avec les départements pour résoudre les contentieux. 
• Réaliser un reporting hebdomadaire et transmettre au service comptabilité.

De formation BTS, vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire.

Compétences : 

• Bonne maîtrise d’EXCEL (tableaux croisés dynamiques, formules simples) 
• Connaissance SAP appréciée 
• Rigueur, aisance avec les chiffres, bonne compréhension liée aux commandes (imputation budgétaire, postes de commande…) 
• Capacité à rédiger des mails (bon orthographe, esprit de synthèse) 
• Sens du service et de la relation 

Télétravail : 2 jours par semaine – Après période de formation (environ 1 mois)
Horaires :  du lundi au vendredi : 8h30- 12h/ 13h-16h30 

Alors si vous êtes intéressé(e) par ce poste, n'hésitez pas à nous envoyer votre candidature dès maintenant !